O planejamento das ações e previsão orçamentária do ano devem ser elaborados e revisados periodicamente, bem como deve ser realizado o acompanhamento das metas traçadas e possíveis ajustes que se façam necessários ao longo do período.
Trabalhar de forma planejada ajuda a manter o foco nas prioridades estabelecidas e a fazer uma gestão de rotinas e atividades mais organizada.
Ao fazer o planejamento estratégico da gestão condominial, o síndico tem maior controle das atividades a serem executadas, permitindo priorizar as mais urgentes, administrar o fluxo de caixa, garantir que nenhuma ação importante seja esquecida no decorrer do tempo, evitar prejuízos, gerar ações de sustentabilidade e economia, contratar profissionais qualificados, agregar ferramentas ou tecnologias para facilitar os processos de gestão, atender às normas e legislação, etc.
Assim como acontece no mundo corporativo quando há a troca de um gerente, a transição de síndicos exige um cuidado especial para assegurar a continuidade das ações que estavam em andamento e dos compromissos assumidos.
A situação ideal é quando o antigo síndico e o seu sucessor podem fazer esta transição com planejamento e acompanhamento das ações, trocando informações importantes que transcendem as obrigatórias, que são os documentos exigidos por lei e no regimento interno.
Além dos documentos, o antigo síndico deve repassar informações sobre a sua gestão em relação aos contratos, negociações, problemas e soluções programadas, contas a pagar e a receber, informações bancárias, atualização de dados junto à Receita Federal, etc.
Uma dica para preparar futuras transições é elaborar uma norma ou roteiro escrito para a troca de gestão e incluí-lo no Regimento Interno.
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Com uma plataforma de conhecimento e capacitação com o que há de melhor, mais completo e mais atualizado no mercado, a LGA dispõem de ferramentas inovadoras e conteúdo educacional de excelência para capacitar de forma moderna e eficiente os profissionais de gestão condominial, mantendo-os entusiasmados e gerando mais resultados.
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Segurança e barulho são os pontos a serem observados no feriado.
O feriado aumenta o fluxo de pessoas no condomínio e é necessária uma atenção especial para garantir a segurança e a ordem.
Para se certificar que regimento interno será respeitado é importante afixar um comunicado aos condôminos com os horários de uso dos espaços no condomínio, as regras para o uso de elevadores do salão de festas e piscina, bem como o respeito ao silêncio nos horários estabelecidos, cuidados com o acesso e com hóspedes do AIRBNB.
Muitos problemas podem ser evitados se o síndico reforçar as regras com comunicados internos.
O balancete interativo e a assembleia virtual são dois dos exemplos desta evolução digital natural para a empresa
Julio Cesar Eiroff / Foto: Daniel Zimmermann
As novas tecnologias, principalmente surgidas a partir da internet, vieram para facilitar e agilizar muitos de nossos comportamentos. Em sua constante evolução, a Liderança Administradora de Condomínios busca reconhecer e aplicar as práticas mais modernas e atualizadas na assessoria do corpo diretivo dos condomínios. Para isso, são necessárias boas doses de investimento intelectual, financeiro e operacional. A pandemia do novo Coronavírus e suas restrições têm sido responsáveis por antecipar a chegada ou estabelecer determinadas práticas no setor. A assembleia virtual, até então presencial, é um dos exemplos.
“No início do meu trabalho na Liderança, as informações demoravam a chegar, principalmente pela inexistência de ferramentas de comunicação como existe hoje o WhatsApp. A incorporação da tecnologia agilizou não somente o acesso à informação, mas também possibilitou transparência na apresentação que chega aos moradores”, comenta Julio César Eiroff, Diretor Operacional, que faz parte da linha de frente destes investimentos.
A trajetória de quase uma década na empresa fez com que o Julio acompanhasse esse processo de evolução tecnológica. A sócia fundadora, Neusa Maria Tribeck Ferreira, confiou na juventude, honestidade e competência demonstrada por este profissional, que deu seus primeiros passos no setor financeiro da Liderança. Outros desafios chegaram e ele foi promovido para atuar em diferentes áreas, dentre as quais, Recursos Humanos e Contabilidade. Podemos afirmar que empresa e colaborador cresceram juntos, inovando procedimentos e processos de gestão. Atualmente a empresa conta com mais de 40 funcionários, assessorando mais de 200 condomínios.
“É grande a satisfação em olhar o caminho trilhado nesta atividade e hoje ser considerado exemplo de profissional àqueles que estão iniciando sua trajetória. Na rotina diária, busco sempre me atualizar em tudo, para realizar os atendimentos e as diferentes demandas com profissionalismo e eficiência. A Liderança é uma empresa preparada para atender todas as necessidades de um condomínio, o que é um grande desafio”, enfatiza o Diretor Operacional.
Novo sistema e balancete interativo
Dentre as transformações tecnológicas implantadas na Liderança Administradora de Condomínios, destaca-se uma plataforma interativa, onde não só o síndico, mas também os condôminos em casos específicos, têm acesso às informações. “Hoje possuímos uma ferramenta online automatizando, dentre outros serviços, a leitura de gás e água, que até pouco tempo era feito no processo manual com registro em livro, o qual dependia de uma logística de malote para chegar até o lançamento no sistema. A modernização dos processos além de agilizar, diminui os erros operacionais”, esclarece Julio, destacando ainda facilidades na inclusão das métricas de consumo e os custos. Tudo está lançado e arquivado no modo digital.
Foto: Daniel Zimmermann
Essa mesma plataforma, disponibiliza opção de consulta e controle da inadimplência. No item Relatórios Atualizados verifica-se a situação financeira do condomínio, em tempo real. Sempre amparados pela lei de proteção de dados. É no mesmo local que se encontra o balancete interativo, um avanço expressivo na forma e na apresentação das informações financeiras e operacionais: “A Liderança, já há algum tempo buscava opções tecnológicas que possibilitassem disponibilizar o balancete de modo online. Isto permite que o corpo diretivo do condomínio, analise e confira os demonstrativos financeiros em tempo real, num processo interativo e menos cansativo. Prática cada vez mais necessária e urgente” esclarece Julio.
Nesse modelo de demonstração, todas as notas fiscais do balancete são escaneadas, permite conferir em porcentagens os lançamentos dos serviços de manutenção, da zeladoria, da portaria, da administração, entre outros temas, mantendo dados dos meses anteriores e apresentando uma média geral. Isto fez com que se elevasse a transparência dos processos em nível nunca antes visto. Para Julio Cesar, a “transparência na gestão traz credibilidade tanto ao síndico quanto para a Liderança”.
A empresa completa os investimentos em novas tecnologias com a implantação do Aplicativo Liderança Condomínios – que já pode ser baixado na Play Store e na Apple Store. No app estão as principais informações, como dados cadastrais e outros utilizados na rotina da administração, mantendo a gestão organizada, moderna e muito mais segura.
Assembleias virtuais
Julio Cesar Eiroff / Foto: Daniel Zimmermann
Em decorrência do cenário mundial, a incorporação tecnológica mais importante nesta fase da administração é a assembleia virtual que até pouco tempo era somente presencial. Com o advento da pandemia e o fechamento dos espaços públicos, esse evento passou a ser virtual. Uma transformação marcante para a Liderança, síndicos, condôminos e moradores. “Neste sentido, o síndico participa desde o agendamento a preparação do edital de convocação e a divulgação do funcionamento da plataforma a ser utilizada para a realização da assembleia virtual. Considerando a importância desse evento, a empresa investiu em equipamentos e na preparação dos colaboradores, amenizando as dificuldades e transformando-se em uma evolução natural”, pontua Julio.
Este atendimento personalizado, exclusivo, também está na postura da Joyce Broering, Supervisora de Administração da Liderança. “Nosso diferencial está na preparação e realização da assembleia dentro da empresa, o contato com o síndico em todas as fases, atenção aos conteúdos a serem deliberados e os registros em ata”, reforça a profissional responsável por essa atividade, que vai além do simples controle das assembleias, ordinárias e extraordinárias, incluindo as datas-limite e a expedição dos editais.
Para obter o máximo de transparência, Joyce e sua equipe tratam da pauta juntamente com o síndico, primando pela clareza dos conteúdos textuais. Junto com as assembleias virtuais, novos procedimentos na elaboração do edital foram necessários e a solução mais prática foi disponibilizar um manual sobre o uso do aplicativo e um canal para esclarecimento de dúvidas.
Joyce Broering / Foto: Daniel Zimermann
Para o sucesso das assembleias, a preparação da apresentação e tudo o que a envolve é o carro-chefe: “Temos o maior cuidado com a preparação e a apresentação, facilitando o nosso colaborador a conduzir conforme estabelece a convenção do Condomínio. É também observado o perfil do colaborador que vai participar, considerando a pauta e o tipo de condomínio, mantendo a personalização do serviço”. Os cuidados continuam na composição da mesa da assembleia, com a orientação dos perfis ideais dentre os participantes. “Estamos sempre à disposição para secretariar, porém o presidente da mesa é quem comanda. Inclusive, o cargo também é posto em votação”.
As assembleias virtuais devem integrar a rotina da maioria dos condomínios, tendo em vista suas facilidades. Porém, para manter esse modelo é necessário alterar a convenção. “Muitos condomínios já aderiram à prática das assembleias virtuais, neste formato, os moradores têm a comodidade de poder acessar a reunião de casa, do trabalho ou de qualquer outro local do mundo”, explica Joyce.
Atendimento personalizado
Flavio Santiago da Silva / Foto: Divulgação
Há três anos Flavio Santiago da Silva atua como síndico do Condomínio Daniela, no Centro de Florianópolis. É sua primeira gestão e formou-se em 2018 no curso de Administração de Condomínios e Síndico Profissional ministrado pela Liderança. “Pelo tamanho do desafio e da complexidade, fiz o curso e agora estou montando uma empresa para me tornar síndico profissional. Não era essa a intenção inicial, mas o curso me trouxe bastante segurança. Ele dá uma visão do mundo condominial, auxilia a fazer parte do mercado, deste universo. E a gente começa a perceber a problemática de um todo, da cultura brasileira”, pontua o síndico.
Flávio encontra na Liderança suporte para as relações desenvolvidas na administração do espaço onde ele e seus vizinhos convivem. Para ele, a diferença começa no atendimento personalizado. E foi essa personalização que contribuiu para a adesão e o entendimento das assembleias virtuais, principalmente em um condomínio onde grande parte de seus moradores são idosos. A preparação cuidadosa assegura o sucesso desta condução. “Foi um desafio, mas os participantes acabaram experimentando, demos o apoio necessário, a tecnologia funcionou. Nós vivemos a era da transformação e da transparência”, comenta.
Essa transparência está explícita no balancete interativo, um grande diferencial da Liderança, e peça fundamental neste sentido. “É uma revolução. Com a Liderança a gente quis, mais do que nunca, apresentar todos os demonstrativos, colocar fotos de tudo. Atualmente há uma ansiedade das pessoas, que consomem muita informação, querer saber tudo em tempo real”, destaca Flávio.
O aperfeiçoamento no papel de todos do administrativo também é lembrado pelo síndico, citando pedidos ou solicitações de informações por parte dos moradores e que atualmente é entregue em pouquíssimo tempo. Ele dá um exemplo prático do funcionamento do balancete interativo: “Vamos fazer uma analogia com um parafuso, por exemplo. Se eu comprei um parafuso, com essa tecnologia conseguimos incluir no sistema a nota fiscal e onde ele foi empregado. O condômino consegue clicar na nota fiscal para conferi-la, e verificar, inclusive, que os impostos desta compra estão sendo recolhidos. O dinheiro do condomínio é de todos e a transparência é fundamental”, finaliza o síndico.
Assista à transmissão do Talk sobre diferentes tipos de assembleia e o papel da administradora.
A segunda edição foi realizada no dia 26/10, às 19h. Confira como foi este bate papo com os especialistas e convidados da Liderança Administradora de Condomínios , GK Condomínios, Líder Gestão Administrativa , Karpat Sociedade de Advogados e Síndicos Planning.
Empresa aposta em projeto para transformar jovens estagiários em profissionais qualificados para o mercado de condomínios, além de promover curso para formar síndicos profissionais
Foto: Daniel Zimmermann
Ajudar as pessoas a viver bem. Esse foi o ponto de partida para a criação da Liderança Administradora de Condomínios. Quando decidiu se dedicar ao segmento, no início dos anos 2000, Neusa Maria Tribeck Ferreira tinha em mente que, para realizar seu desejo de proporcionar uma ótima experiência na convivência coletiva, seria necessário fazer diferente, como ela mesma diz “sair da mesmice”. Com foco nesse objetivo de desenhar um novo modelo de administradora de condomínios, Neusa entendeu que era preciso ir além da prestação de serviços contábeis e contar com uma equipe alinhada com esse propósito. A dificuldade de encontrar profissionais com esse perfil despertou uma necessidade, que acabou se tornando um diferencial na empresa: investir na formação de jovens e prepará-los para o mercado.
Samir José Ferreira e Neusa Maria Tribeck Ferreira / Foto: Daniel Zimmermann
Desde a fundação da empresa até os dias atuais, Neusa se mantém fiel no propósito de oferecer um serviço amplo e apoiado em três pilares que ela considera primordiais para possibilitar aos condomínios uma gestão de excelência: contabilidade, administração e jurídico. “Na nossa visão, condomínio é gestão de pessoas, de materiais e recursos, de conflitos, de documentos e de serviços. E dentro desta visão de programar, controlar e gerir negócios, desenhamos nosso perfil funcional. Mas também esbarramos na dificuldade de encontrar profissionais no mercado que atendessem às necessidades da empresa. As pessoas vinham de outras culturas de gestão condominial, muito focada em contabilidade. Quando passamos para a fase de administração de condomínios foi um divisor de águas”, relembra a administradora e atual presidente da Liderança.
Esta adversidade inicial para formar a equipe, aos poucos, se tornou uma oportunidade e ajudou na implementação deste novo modelo de administradora, além de contribuir para a Liderança se destacar diante da concorrência. “Tudo começou com uma parceria com as universidades para preparar alunos de Contabilidade, Administração e Direito para fazer parte do corpo funcional. Fomos selecionando os que apresentavam melhor rendimento, contratando e iniciando assim o processo de formação da nossa equipe. Sou muito grata por ver que estamos deixando um legado. Muitos desses alunos se tornaram líderes, gerentes, diretores e futuramente podem vir a ser presidentes”, orgulha-se.
Foto: Daniel Zimmermann
À medida que a empresa cresce – no momento a administradora atende em torno de 300 condomínios – aumentam também as suas áreas de atuação, o que possibilitou contratar estagiários de cursos de Pedagogia e Engenharia, por exemplo. “Num futuro próximo, pensamos em abranger estagiários de Assistência Social e Secretariado. Com o crescimento da empresa surge a possibilidade de ampliar os serviços prestados. A maior parte dos nossos funcionários começaram como estagiários. Atualmente, temos uma equipe funcional e operacional preparada dentro de princípios e procedimentos que regem a estrutura organizacional da empresa. Mas nosso objetivo principal não é apenas formar pessoas para atuar na administradora, e sim preparar bons profissionais para o mercado, deste ou de outro setor”, observa Neusa.
De estagiário a diretor
Rodrigo Pereira / Foto: Daniel Zimmermann
Há 10 anos, quando começou um estágio no departamento de Recursos Humanos da Liderança, Rodrigo Pereira não fazia ideia de que ali construiria uma sólida carreira. Atualmente no cargo de diretor operacional da Liderança, Pereira foi um dos jovens que entrou na administradora sem experiência e, com o esforço pessoal e o estímulo da empresa e de seus gestores, conseguiu galgar vários degraus até chegar a um cargo na diretoria. “ Quando comecei eu auxiliava uma colaboradora a preencher informações no Excel, a fazer folha de pagamento e ajudava no setor de arquivos. Às vezes esse tipo de serviço é menosprezado, mas foi graças a ele que conheci vários impostos e documentos que nunca tinha visto antes”, ressalta.
Seis meses depois, veio o convite para substituir um funcionário no setor de contabilidade. “ Essa experiência me deu muita satisfação porque conseguia dar atenção ao cliente e no final do balancete, com o auxílio do síndico, conseguia finalizar efetivamente o atendimento ao condomínio”, conta. Pereira ficou quase dois anos neste setor e diz que foi ali que percebeu que gostava de números. “Comecei a tomar gosto porque conseguia imprimir a minha personalidade no trabalho. Recebi retornos positivos de clientes e chefes. Mas, claro, também enfrentei desafios. Tinha receio de falar em público, por exemplo, e participar das assembleias ajudou não só a me desenvolver profissional, como pessoalmente”, relata.
Surgiu então uma proposta para assumir o RH, que antes era terceirizado. Mesmo sem muita experiência na área, Pereira aceitou o desafio. “Após quatro anos, passei a auxiliar a Dona Neusa no departamento contábil, fiscal e administrativo, não era muito setorizado ainda, e comecei a me destacar. Muitos síndicos gostavam de conversar comigo, e valorizavam muito a minha opinião, percebiam meu crescimento e a forma de abraçar as oportunidades. Fui promovido a gerente de todos os setores, do RH aos departamentos contábil, fiscal e administrativo, ainda participava de assembleias e cuidava da questão estratégica da empresa. Tive que evoluir muito rápido”, comenta.
Atuando há dois anos como gerente, veio outro convite, desta vez para ser diretor da empresa. “No momento sou o diretor da empresa, mas a intenção é de crescer cada vez mais. Esse é um outro diferencial da Liderança, a questão de dar oportunidades de crescimento. Uso minha história como exemplo, de um estagiário que começou arquivando papel a diretor de uma empresa renomada nessa área de condomínios. Isso inspira as pessoas que começam como estagiários e prova que é possível evoluir efetivamente. Mesmo quem decide sair da Liderança ganha um mercado gigantesco nessa área de condomínios”, pondera.
Síndicos mais qualificados
O interesse da Liderança em investir na formação dos profissionais não se limita aos funcionários. A administradora se destaca por ser uma das únicas no Estado a oferecer um curso de formação para síndico profissional. “Quando a empresa surgiu, em 2002, era o início da vigência do Código Civil. Começou a aparecer a necessidade de síndicos externos porque muitos moradores não estavam mais se disponibilizando a exercer essa função. Percebemos que a solução seria preparar pessoas nos mesmos moldes que fazíamos com os funcionários. Juntamente com a empresa Condominium Cursos iniciamos o projeto de formação de síndicos, com o apoio do Conselho Regional de Administração que considerou oportuno e necessário o curso”, conta.
Desde a criação da escola de formação de síndicos já se passaram 14 anos. Atualmente, há duas turmas em andamento, nos horários vespertino e noturno, cada uma com 27 alunos. “O curso tem cinco módulos, ministrados por oito professores especialistas na área, com aulas dois dias por semana. São 120 horas/aula e mais 17 horas de palestras relacionadas ao conteúdo. O projeto é presencial, mas neste momento está sendo oferecido 100% em sala virtual, com objetivo de mantê-lo num formato híbrido quando passar a pandemia. Se for possível, no ano que vem, temos a intenção de levar o curso para o Vale do Itajaí”, destaca.
Aluno da primeira turma do Curso de Formação de Síndico, Adriano Colin atua como síndico profissional há 15 anos e tem cinco condomínios sob a gestão da sua empresa, a Colin Gestão Condominial. “Já era síndico quando fiz o curso, mas foi de grande valor para o meu aperfeiçoamento profissional. O curso dá um conhecimento amplo sobre todas as áreas, desde a parte jurídica até questões administrativa, contábil e de RH, é muito completo e ensina tudo que o síndico precisa saber para fazer uma boa administração”, analisa.
Além disso, Colin é há muitos anos cliente da Liderança, e 95% dos condomínios que atende estão na administradora. “É uma empresa organizada, em que temos muita facilidade de comunicação, departamentos bem estruturados e profissionais qualificados. Um dos diferenciais da empresa, e o que facilita muito nosso trabalho, é ter todos os departamentos numa mesma administradora. O Jurídico, por exemplo, não é muito comum de estar dentro da administradora. Isso é uma vantagem não só em termos de unificação do atendimento, quanto na tranquilidade de resolver tudo no mesmo local”, pontua.
Daniel Zimmermann
Sobre o curso de formação, Neusa acrescenta que assim como estagiários que se destacam são contratados, os síndicos que têm um desempenho diferenciado se tornam parceiros da Liderança. “A escola lança no mercado profissionais muito bem preparados, por isso temos uma carteira grande de síndicos capacitados para gerir qualquer condomínio. E, claro, muitos deles são recomendados quando um condomínio nos solicita indicação de um profissional. Para a administradora também é importante ter pessoas com a mesma cultura para atender nossos clientes. Segundo um levantamento feito pela empresa, formamos uma média de 350 alunos até 2019, sendo que destes, 70% estão atuando no mercado”, afirma.
À frente da gestão de um condomínio com 200 unidades e cerca de 500 condôminos, Vera Lúcia Paz considera a Liderança como o berço na sua formação de síndica, profissão que exerce há cinco anos. Depois de um período trabalhando como funcionária da administradora, decidiu investir na carreira de síndica e fez lá seu primeiro curso. “Se hoje sou uma síndica profissional bem-sucedida devo à Liderança, porque toda a minha base de conhecimento foi adquirida lá. Muitos funcionários iniciaram bem jovens, então crescemos juntos em termos de conhecimento. A Dona Neusa tem prazer em ensinar pessoas, não guarda o conhecimento só para ela. E tem uma capacidade admirável de reconhecer o potencial dos síndicos”, aponta Vera.
No dia 11 de setembro o Diretor Comercial do Síndicos Planning, Luís Pardal, acompanhado do Diretor Operacional da Liderança Administradora de Condomínios, Rodrigo Pereira, da Arquiteta Janaína Pereira de Souza e do Síndico de Florianópolis, Taner Xavier Fortunato, realizaram uma visita técnica no parque fabril da Pormade Portas em União da Vitória no Paraná. O convite e a organização da visita foram realizados pela Evelin Natali Keveluk responsável pelo atendimento aos Condominios.
Foto: Divulgação
Os convidados tiveram uma calorosa recepção com a presença do Diretor Presidente da Pormade, Sr. Claúdio Antônio Zini, que fez questão de apresentar pessoalmente os valores da empresa que investe muito no desenvolvimento social, cultural e humano que faz parte das raízes da PORMADE. A Pormade está a mais de 76 anos no mercado, tendo como objetivo final, a satisfação dos clientes e segue, ano após ano, conquistando prêmios que refletem este trabalho, como Prêmio Sesi Qualidade no Trabalho, Melhores Empresas para Trabalhar da Great Place to Work, Melhores Empresas para se Trabalhar da Você S/A, e muitos outros prêmios.
Foto: Divulgação
A equipe técnica da Pormade apresentou a estrutura, o processo de fabricação dos produtos. Desde 1939 a PORMADE trabalha para manter a mais alta qualidade de suas portas. A empresa tem um papel marcante na comunidade e na preservação ecológica. Com grandes áreas de florestas plantadas e um parque industrial completo, com 86.000 m² construídos, a PORMADE controla a produção das portas desde o seu corte. Toda essa estrutura permite que a empresa tenha um dos melhores padrões de qualidade da América do Sul, com certificação ISO 9001;2008, assegurando a excelência da produção, processo de venda e documentação da fábrica.
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E, além disso, seus produtos são fabricados com madeira reflorestada, certificada pelo FSC. Plantando a ideia da preservação e fazendo o manejo ambiental correto, mantendo a natureza a nosso favor, protegemos as próximas gerações e deixamos o mundo mais vivo.
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O Síndicos Planning, a Liderança Administradora, síndico e arquiteta convidados, agradecem a oportunidade.
Veja como foi o “Talk” sobre fundamentação legal, cargos e funções da gestão condominial
A primeira edição foi realizada no dia 14/09, às 19h. Um bate papo muito especial com os especialistas e convidados da Liderança, LGA, Grupo Karpat Advogados e Síndicos Planning.